Mac 以前、「“MacでOfficeを使う”」と題して、Macで利用できるOfficeアプリを紹介し「Microsoft Office Online」をおすすめとしていましたが、今はすっかり「Google Drive」に乗り換え、Googleのドキュメントやスプレッドシートを主に利用しています。

乗り換えに至った決定的なポイントはスプレッドシートで、「シートの複製ができる」でした。「Microsoft Office Online」ではシートの複製が出来ないのが厳しい。

私個人のOfficeアプリの主な用途は「収支管理」、いわゆる「お小遣い帳」です。一か月分を一つのシートで管理しているのですが、「Microsoft Office Online」だと前月のシートをコピーして新しい月のシートをつくることができない、ファイル単位で複製してファイル単位で管理していくしかないのです。

回避する方法としては、あらかじめ12か月分のシートを作成するという手もあるのですが、こういったシートはその時々で改良を加えていくの常なので、やはり改良されたシートを再利用できないのは辛い。しばらくは我慢して使っていたのですが、最終的に「Google Drive」に完全移行したというわけでした。

Gmailとの連携が秀逸

Gmailとの連携も「Google Drive」のメリットのひとつです。メールに添付されたExcel、Word、PowerPoint、PDFなどの文書ファイルは、直接Google Driveへ取り込みができます。

“「inbox zero」を実践するためのメール削除のルール”でも書いたように、私は添付ファイル付きメールは添付を取り込んだら、削除(Gmailならアーカイブ)する派なので、メールを受け取って、すぐに添付ファイルの取り込み、分類までできるのは便利この上ありません。

オンラインサービスの場合、サービス運営側に自分のメールやデータを読まれるリスクもあると言われますが、GmailとGoogle Driveの連携機能は、そんなリスクがあったとしても使いたいと思わせるほどの快適さです。

Google Driveのデメリット

とはいえ、「Google Drive」にも完全に満足しているわけではありません。やはり、使い慣れたWordやExcelのメニュー構成と違っていますので、操作にとまどうことは多々あります。

スプレッドシートでセルの書式を「月/日」で指定しているにもかかわらず、データを入力すると「年/月/日」に戻ってしまう。といった細かい不具合と思われる挙動があり、その度にイラっとさせられています。

Online版は共同作業に最適

GoogleかMicrosoftかを問わず、Online版だと同じファイルを複数人数で編集する機能が強力です。

まず、同時に編集ができてしかも相手の編集操作がほぼリアルタイムで見えます。どちらかが編集作業を終えるまで待つ必要がありませんし、相手の編集状況が確認できますので、同じ箇所を同時に編集してしまうという心配がありません。

さらに、共同編集作業を便利にしてくれるのが「コメント」機能。文章の範囲やセルを指定して、指定箇所にコメントを付ける機能で、コメントに返信を付けられるため、編集内容の確認や調整をしながら作業を進めることができます。

私も現在ふたつのグループで、GoogleDriveによる文書共有と共同編集作業を行っているのですが、同じ文書を見ながら作業を進められるというのはかなり快適であることを実感しています。

同じ社内であれば、従来通り共有フォルダを作ってファイル共有が主流ですが、今後は社内(イントラネット内)でもこうしたクラウドアプリケーションと共有の仕組みに移行していくように思います。

結局何がおすすめ?

前回は「Microsoft Office Online」押しでしたが、現時点では「Google Drive」との間で甲乙つけがたい状況です。

「Microsoft Office」の操作性に近いけれど、機能的にやや劣る「Microsoft Office Online」と、機能は高いけれど多少おかしな動作がある「Google Drive」と考えれば、初心者の方には「Microsoft Office Online」、多少の困難は自分で乗り切れる自信のある方には「Google Drive」がおすすめですね。

photo credit: Håkan Dahlström via photopin cc