![Mail](/assets/images/2014/04/medium_2659936106.jpg) [「inbox zero」を実践するためのメール削除のルール](/inbox-zero-management/)に続いて、メール関係ネタ。今回は自分が実践している、「メールにまつわる小ネタ集」を集めてみました。

メールの宛先は、最後に入力

メールを送る時に、うっかりやってしまうのが「途中で送信」。送るつもりがなくても、うっかりショートカット操作をしてしまって、送ってしまったというのはよくあります。

単に作成途中で送ってしまった、であればカッコ悪いだけで済むのですが、「ここはもうちょっとオブラートに包んで書き直そう」とか思っている時に限って誤送信をやらかしてしまうもの。うっかり送信を防ぐためにも、宛先は最後に入力することをお勧めします。

返信の場合は、新規メールで返信内容を作ってからコピー、返信ボタン→返信文をペースト、とすると、うっかり余計な一言を送ってしまうことがなく安全です。

引用は必要な部分だけ

好みによりますが、私は引用は必要な部分だけにしています。よく、「インラインにて返信いたします」と書いた上で、全文引用の間に返信内容を入れる方もいらっしゃいますが、読み落としの原因になるので避けた方が良いでしょう。

必要な部分だけを引用することで論点がハッキリしますし、自分が読み返した時にも理解しやすくなります。

添付ファイルは使わない

添付ファイルはできるだけ使わず、ファイル共有を使うことが望ましいです。社内ならファイルサーバーの共有フォルダ、社外ならDropboxやOneDriveのようなストレージサービスを利用して、その置き場所を示すフォルダ名やURLを送るべきです。

  • 管理を一元化できる。 メールというものは、各個人で管理するものであり、管理方法や管理の精度は各個人任せ。添付でファイルをやりとりする場合、相手が整理・管理のいい加減な方であれば、最新版を正しく参照してもらえない場合がありますが、ファイル共有を使えば、お互いに同じファイルを参照している状態を保てます。
  • 外出先でファイルのコピーや整理ができる 相手と同じクラウドのストレージサービスを使っていれば、送られてきたファイルを自分のストレージへ直接取り込むこともできますし、外出先や移動中の時間を使ってファイルの整理を行うなど、時間を有効に使えます。
  • 添付ファイルはその都度つける

    添付ファイルは、できるだけ避けたいのですが、完全にやめてしまうわけにもいかないのが現実。従って添付ファイルを利用する場合は、確実に相手に伝えるための工夫が必要です。過去に送った添付ファイルを参照して欲しい場合でも、同じファイルをもう一度添付しましょう。

    先にも書いた通り、メールの管理は個人任せ。相手がどんな管理をしているかによって、目的の添付ファイルがすぐに見つかるか? 正しいファイルを参照して貰えるか? が変わってきます。目的のメールがすぐに見つけられなければ、対応が後回しになる可能性が高い。

    そもそもメールの管理がいい加減な人は、対応もいい加減なものですから、後回しにされないためにも「念のため、同じファイルを添付しておきます」と一言付け加えて、同じファイルを添付しておけば、迅速且つ確実な対応が期待できます。

    管理がいい加減な人のために手間をかけるのはバカらしい、と思われるかもしれませんが、それで自分の仕事が円滑に進むのであれば、安いコストです。手間を惜しまずに。

    メールアプリの外でメールを保存する。

    メールを保存する時、他の情報とまとめたり追加の情報を付けて、テキストファイルやEvernoteのような管理ツールで整理・保存するのが有効です。

  • GmailはURLで保存 Gmailをお使いの方なら、メールの場所をURLで残せます。残したいメール(もしくはスレッド)をブラウザで開き、その時のURLをコピーします。そのメールを削除しない限り、このURLからダイレクトにメールを開くことができます。 あとは、テキストファイルなりEvernoteなりにURLを貼付ければ、残したいメールの一覧を簡単に作ることができます。なお、このURLは「受信トレイ」で取った後に「アーカイブ」する、といったように「ラベル」が変わっても有効ですので、ラベルを変更しても取り直す必要はありません。
  • Macの「Mail」ならテキストファイルにまとめて保存 Macの標準メールアプリ「Mail」を使っている方限定ですが、複数のメールをまとめてひとつのテキストファイルとして保存することができます。 まず、保存したいメールを選択します。不連続な複数のメールを選択する場合は、「Command」キーを押しながら保存したいメールをクリックします。 次に、「ファイル」メニューから「別名で保存」を選択して保存。選んだメールが一つのテキストファイルとして保存されますので、関連するメールだけをまとめて保存するのに便利です。
  • 余計な情報を排除する

    本当に小さなネタばかりで恐縮ですが、共通することは「余計な情報は排除する」ということ。メールに限らず「情報管理」のポイントは「余計な情報を排除する」ことだと考えています。

    Gmailのように、容量を気にすることなくすべてのメールを残すことができるサービスもありますが、余計なメールがたくさん残っていれば、検索結果にも多くのメールが表示され、その中から目的のメールを探すのは人間の仕事。

    メールの場合、「件名と内容が一致していない」といったことも多々あり、適切なキーワードを与えられないがために、目的のメールにたどり着くのに苦労させられることもあります。

    「検索で探せばいいや」と安易に情報を溜め込むのをやめると、見通しの良さを実感していただけると思います。

    photo credit: andrea joseph’s illustrations via photopin cc