この記事はDojoCon Japan 2017アドベントカレンダー5日目の記事です。アドベント期間は終わっていますが、空きがありましたので会場を選ぶ時に考えたことを記録として残しておきたいと思います。

イベントを開催するにあたって重要なことのひとつに会場選びがあります。会場選びはなかなか大変で、私自身も今まで何度かイベント運営を経験しましたが、未だに100点満点の場所はありません。

いえ、今までの会場に不満があると言うわけではないのです、観点(要求事項)が多すぎてそれらをすべて満たすなんていうのは、到底無理なのです。

会場を選ぶにあたって考えなければならないことはいくつかりますが、その中でも重要なのは「イベントの主旨に相応しいか」「収容人数は十分か」「費用的に賄えそうか」ですね。

「イベントの主旨に相応しいか」と言う意味では、私たちの場合「CoderDojoの活動にふさわしいか?」ということになります。何を持って相応しいと考えるかの線引きは難しいところですが、やはり子供達が参加する活動という観点に相応しいというのが一つの基準になると思います。

「収容人数は十分か」日本全国のCoderDojo関係者の方に来ていただきたいのでおよそ200名以上というのをひとつの基準に選定しました。ただ、単に数字上の問題だけではなくセッションや企画スペースの取り方などもありますので、実際に現地を下見して決める必要があります。

「費用的に賄えそうか」無料で使えればそれが一番ありがたいのですが、なかなかそうはいきません。それでも自分たちの活動に理解してくださる方が会場利用に協力してくだされば(DojoCon Japanは2年ともそうでした)、無料であったり通常よりも有利に使わせていただけることもあります。イベントの時だけでなく、日頃の活動を知ってもらうことがとても大切ですね。

最後に、会場を選ぶにあたってのチェックポイントを挙げておきますので、よかったら参考にしてみてください。

会場選定時のチェックポイント

  • CoderDojoの活動にふさわしい場所か?
  • 交通の便は良いか(遠方からでも来やすいか?)
  • 収容人数は十分か?
  • 目的にあった使い方ができるか。(必要であれば物販なども)
  • 予算的に対応可能か?
    • 会場利用費は?
    • 設備利用費は?(別途必要な場合がある)
    • 電気代、ごみ処理費用は別途かかるか?
    • 当日(前日準備)に会場側からスタッフが出る必要があるか? (2017ではここの費用も結構大きかった、結果的に賄えたけど予算が厳しかったらインパクト大きかった)
  • 利用可能な時間は十分か?
  • 準備時間(前日、当日朝)を確保できるか?
  • 周囲で食事をとれる場所はあるか?(2016は周囲になかったので軽食を用意しました)
  • 懇親会が開催できる場所は近くにあるか?
  • 本会場以外の部屋(控室など)が使えるか?
  • 事前に発送した荷物を受け取ってもらえるか(受け取ってもらえたらいい程度、必須ではない)
  • 近くに宅配便の営業所があるか?(近いと荷物を営業所どめにして受け取る場合などに便利)
  • バリアフリーか?(できたらバリアフリーの方が良い)
  • ネットワークについて
    • 利用可能か?
    • 無線、有線のどちらか?
    • アクセス可能なポートに制限はあるか?
    • アクセス時認証は必要か?(大学の場合、クライアントごとにIDを払い出してもらい、ブラウザ認証が必要なことが多いです)
    • 自前のネットワーク(モバイルWi-Fiなど)を持ち込んでよいか?